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Warum das Tagesgeschäft im OKR nichts verloren hat

Zumindest in den letzten 10 Jahren zeigt sich bei unserer Arbeit mit Organisationen immer dasselbe Bild: Jeder Mitarbeiter hat mehr als genug zu tun und hat meistens die Herausforderung, den Stapel an zu bearbeitenden Aufgaben so zu organisieren, dass er in den Tag - also meist 8h - passt. Dabei werden natürlich verschiedene Kategorien bearbeitet: Meetings, Tagesgeschäft, strategische Aufgaben, Projekte u.v.a.m. Und diese Kategorien kämpfen meist einen aussichtslosen Kampf miteinander - einmal gewinnt das eine und dann wieder das andere. Was dringend ist, gewinnt sowieso und strategische Arbeiten müssen sich meist hinten anstellen oder werden "mit Gewalt" durchgedrückt.

Was ist überhaupt "Tagesgeschäft"?

Grundsätzlich sind dies alle Tätigkeiten, bei denen klar ist, dass sie getan werden müssen. Für einen Call-Center-Mitarbeiter sind dies die zu erledigenden Anrufe mit den Kunden (und ggf. die Vor- bzw. Nachbereitung), für die Buchhaltung - das Buchen der Belege und Anfertigen von Auswertungen, für den Entwickler im Scrum-Prozess ist dies der komplette Sprint und für den Mitarbeiter, der in einem Projekt arbeitet, sind dies alle Tätigkeiten, die im Projekt erledigt werden müssen.

Im OKR-Kontext wird alles, was eine feste Ursache-Wirkungsbeziehung hat, als Tagesgeschäft bezeichnet:

  • Projekte (egal ob klassisch oder agil)
  • Delegationen (z.B. von einer Führungskraft zu einem Team/Mitarbeiter:in)
  • feste Strukturen oder Prozesse (z.B. Jour fixe)
  • Business as Usual (BAU)
  • der Betrieb (Operations, das sogenannte Run-Business)

Wer das Tagesgeschäft vernachlässigt, stirbt heute, wer die Strategie vernachlässigt, stirbt morgen.

Hauptsinn und -zweck von OKR ist die sogenannte "Strategy Execution" (Strategieumsetzung). Damit dies gelingen kann, braucht es einen Schutzraum, in dem zielgerichtet an der Strategie gearbeitet werden kann. Und genau diesen Schutzraum soll und muss OKR liefern. Das Tagesgeschäft ("das Dingende") wird ansonsten immer gegen die Strategie ("das Wichtige") gewinnen - denn wie sagt man so schön: "Wer das Tagesgeschäft vernachlässigt, stirbt heute, wer die Strategie vernachlässigt, stirbt morgen".

Natürlich erzwingt dieses Vorgehen geradezu einen Konflikt zwischen Tagesgeschäft und OKR - aber genau darum muss es gehen - den Konflikt explizit machen und - vor allem - nachhaltig lösen. Wir entwickeln uns nur über (gelöste) Konflikte wirklich weiter und selbiges gilt auch für soziale Systeme wie Organisationen. Zudem sind alle nun auftretenden Probleme extrem wertvolle Indikatoren, was in der Organisation geändert werden soll.

Fokus und Transparenz nur durch den "Schutzraum OKR" möglich

Würden wir beispielsweise alle Tätigkeiten ins OKR packen, ist das wichtigste Prinzip von OKR, nämlich der Fokus, nicht mehr wirksam. Zudem leidet die Transparenz, wenn alle Teams neben den strategischen Themen ihr Tagesgeschäft in die gemeinsame OKR-Liste integrieren. Schafft ein Team beispielsweise seine Ziele nicht, weil es viel zu viel zu tun hat (wie das in ca. 100% aller Organisationen der Fall ist), so darf die Antwort darauf nicht lauten, das Tagesgeschäft zu integrieren, sondern den Kampf gegen das Tagesgeschäft über den Schutzraum anzugehen: Was von dem, was ich im Tagesgeschäft mache, folgt überhaupt der Strategie, kann ich delegieren oder gar parken, um Zeit für die Arbeit am OKR zu gewinnen?

Insofern haben Tagesgeschäft und OKR eine enge Verbindung (Ziele aus dem OKR können daher Tagesgeschäft werden oder OKR verändert über die Ziele das Tagesgeschäft, ...) aber noch wichtiger ist die scharfe Trennlinie - der Schutzraum.

Zudem sind OKR-Themen letztlich über die ganze Organisation global verhandelte Ziele, während das Tagesgeschäft immer einen lokalen Fokus hat. Lokale Ziele müssen sich daher mittelfristig den globalen unterordnen. Gibt es Probleme mit der Organisation des Tagesgeschäfts, der Fokkusierung oder der Priorisierung - dann müssen diese Probleme auch dort gelöst werden, wo sie auftreten und nicht im oder durch OKR.

Visionsorientierte Strategieumsetzung

Und schließlich kann nur mit einer sauberen Trennung von Tagesgeschäft und OKR das erreicht werden, wofür OKR in Unternehmen überhaupt erst Einzug gehalten hat: die visionsorientierte Strategieumsetzung. Würde das Tagesgeschäft ins OKR integriert werden, so ist ein sauberes Alignment schon alleine aufgrund der Anzahl der Ziele über die Gesamtorganisation nicht mehr (bzw. nicht mehr sauber) möglich.

Symptombekämpfung

Aufpassen sollte man schließlich, wenn die Integration des Tagesgeschäft zu einem gefühlt besseren Zustand als vorher (ohne OKR) führt. Endlich sind wir in der Lage dem Chef zu auch visuell zu zeigen, wieviel Arbeit wir eigentlich auf dem Tisch haben und zudem ist auch endlich die lange ersehnte Übersicht über alle Tätigkeiten vorhanden. Beides sind aber Symptome der Kultur bzw. der Operationalisierung und sollten dringend dort erledigt werden. Ansonsten wird OKR lediglich zur Symptombekämpfung mißbraucht.